Jos teet etätöitä niin kuin minä, tiedät mitä vapauksia se tuo mukanaan. Voit kohtuuden rajoissa asua missä haluat ja määrittää työaikasi. Olen urheiluhullu, joka rakastaa matkustamista, joten etätyö soveltuu elämäntyyliini. Se tuo kuitenkin mukanaan omat haasteensa.
Globalisaatio lisää etätyön määrää. Strategy Analyticsin tekemän tutkimuksen mukaan "globaalin mobiilityövoiman määrä nousee vuoden 2017 1,52 miljardista, joka vastaa 39,3 prosenttia maailman työvoimasta, aina 1,88 miljardiin vuoteen 2023 mennessä, joka on 43,3 % maailman työvoimasta." IWG:n mukaan jo 70 prosenttia ammattilaisista tekee etätöitä vähintään yhtenä päivänä viikossa, kun taas 53 % tekee etätöitä vähintään puolet viikosta.
Kaikki samat tiimin tehokkuutta koskevat mallit pätevät myös etätiimeihin, mutta tietyllä tapaa jopa enemmän, sillä etätiimejä hallitsevat etäisyys ja sen mukanaan tuomat maantieteelliset, kulttuurilliset ja kielelliset haasteet. Tehokkaita virtuaalitiimejä ohjaavat nerokkaat johtajat, jotka ottavat ryhmässä käyttöön selkeitä toimintatapoja, mikä tukee myönteistä tiimidynamiikkaa.
Yhteinen kulttuuri ja yhdistyneisyys
Myönteinen yrityskulttuuri on olennaista työntekijän sitoutumiselle ja työtyytyväisyydelle. Se lisää työntekijän uskollisuutta ja on yhteydessä korkeampaan tuottavuuteen. Yhteinen konteksti auttaa vaalimaan luottamusta ja toisista riippuvaisuutta, mikä johtaa avoimeen kommunikaatioon, tiimityöhön ja yhteistyöhön. Nämä tekijät ovat elintärkeitä etätyöntekijöitä sisältäville tehokkaille tiimeille.
Johtajat voivat vaalia yhteistä identiteettiä ja ymmärrystä virtuaalitiimeissä monella eri tavalla. Suorituskyvyn, tarkoituksellisuuden ja merkityksellisen työn kulttuurin luomiseksi aloittakaa keskustelemalla tiimikulttuurista yhdessä. Kun tiedetään, mikä on yksilöille tärkeää, on tiimille sopivan kulttuurin luominen helpompaa.
Virtuaalitiimeissä sosiaalinen etäisyys aiheuttaa yhteisen identiteetin puuttumista. Etätyöntekijät valittavat usein, että heillä on vaikeuksia luoda luottamusta ja yhteyksiä työtovereihinsa. Tämä voi tarkoittaa, että työpaikan politiikka on enemmän vallalla, jolloin konfliktien ratkaiseminen on hankalampaa.
Etäisyydestä huolimatta yhteiset vastuut, kollektiivinen päätöksenteko sekä säännölliset keskustelut auttavat kehittämään kognitiivista riippuvaisuutta toisista. Tiedon jakamisen kulttuurin edistäminen ja yhteistyötä vaativat tehtävät edesauttavat transaktiivisen muistin kehittämisessä.
Kun aikaa varataan kokoontumiselle yhteen kasvokkain tiettyihin tiimien toimintatapoihin keskittyviin ryhmäyttämisaktiviteetteihin osallistumiseksi, saadaan hyötyä niin yhdistyneisyyden kuin tuottavuuden saralla. Virtuaalitodellisuuspelissä nimeltä Loputon luuppi osallistujat käyttävät vuorotellen VR-laseja kuvaillakseen virtuaalimaailmaa samalla, kun oikeassa maailmassa olevilla tiimijäsenillä on ratkaisut. Toistuva oppiminen yhdistettynä jatkuvaan palautteeseen on etätyöntekijöille uutta ja voi nopeasti kehittää yhteistyötä ja tehokkaita kommunikaatiotaitoja etätiimeissä.
Toinen tällainen ohjelma, Lahjomattomat, tarjoaa turvallisen kontekstin, jossa voidaan harjoitella sopivia toimintatapoja, tutkailla yrityskulttuuria, saada aikaan ennaltaehkäisevää keskustelua sekä johdatella tiimin yhtenäiseen päätöksentekoon.
Terveet työntekijät ovat onnellisempia ja tuotteliaampia. Etätyöntekijät valittavat usein, että he tekevät enemmän töitä, eivät pidä taukoja ja raja vapaa-ajan ja työn välillä ei ole selkeä. Keskustelkaa näistä asioista ryhmänä ja etsikää tapoja edistää terveitä tapoja. Miettikää sijoittamista tiimin hyvinvointisovellukseen, kuten tietoisen läsnäolon meditointisovellukseen. Meditainment Online! onnistuu missä tahansa ja milloin vain, ja sen on todistettu edistävän myönteistä ajattelua, hyviä nukkumistapoja sekä vähentävän stressiä.
Kuulumisen tunnetta ja osallisuutta edistäviä strategioita voivat olla esimerkiksi yksinkertaiset sosiaaliset rituaalit, kuten syntymäpäivien juhlistaminen. Se on toki vaikeampaa etätyössä, mutta ei mahdotonta.
Yhteisellä sosiaalisella tarkoituksella on ryhmäytymisen kannalta myönteisiä vaikutuksia, sillä se luo yhteistä identiteettiä. Me Catalystilla osallistumme kollektiivisesti merkityksellisiin aatteisiin maailmanlaajuisen lahjoitusorganisaation, B1G1:n, kautta. Tämä vahvistaa yhteistä antamisen kulttuuriamme.
Kommunikaatio
Etätyöntekijät hoitavat suurimman osan kanssakäymisestä puhelimitse tai teknologian välityksellä. Kehonkielen ja välittömien vastausten puuttuessa tällainen kommunikaatio jättää tulkinnan varaa, mikä puolestaan aiheuttaa hämmennystä ja ahdistusta. Lisäksi etätiimeihin kuuluu usein väkeä eri kulttuureista. Tämän vuoksi huomiota kiinnitetään äänensävyyn, kirjoitustyyliin ja jopa kommunikaatiovälineen valintaan. Huumori tai kevytmielinen herja saattaa vaikuttaa sopivalta yhdessä kulttuurisssa, mutta olla toisessa erittäin töykeää.
Kun yksilöille annetaan mahdollisuus kertoa, millä tapaa he mieluiten kommunikoivat, ja kun samalla saadaan käsitys muiden mieltymyksistä, voi siitä olla merkittävästi apua tehokkaan kommunikointiprotokollan laadinnassa ja oikeiden kommunikaatiovälineiden valinnassa. Videoneuvottelut äänipuheluiden sijaan voivat auttaa tuomaan keskusteluun hieman elekieltä. Kun pyritään kehittämään yhteisiä kommunikaationormeja, voi se edesauttaa kommunikaation ennakoitavuutta ja varmuutta.
Lukuisat tutkimukset kuitenkin todistavat, että kasvokkain tapahtuva kommunikointi on huomattavasti tehokkaampaa kuin digitaalinen kommunikointi, joten luokaa virtuaalityöntekijöille mahdollisuuksien mukaan tilaisuuksia luoda yhteyksiä kasvokkain, sillä tällä on suurin merkitys yhdistyneisyyden kehittymiselle.
Kokoontuminen yhteen tietoisuutta ja yksilöiden erojen sekä vahvuuksien arvostamista kehittäviin kokemuksellisiin bisnespeleihin osallistumiseksi voi tehostaa etätiimien tiimidynamiikkaa moninkertaisesti. Tablettipohjainen ryhmäyttämisaktiviteetti Pako labyrintista on hauska ja mukaansa tempaava tapa kiinnittää huomiota tilivelvollisuuteen ja vastuullisuuteen kollektiivisissa tehtävissä, sekä kehittää tiimidynamiikkaa ja yhteistä kokemusta.
Virtuaalitiimien määrä tulee jatkamaan aksvuaan. Tiimit voivat kukoistaa yhteisen kulttuurin vaalimisen ja selkeän kanssakäymistä koskevan protokollan kehittämisen avulla. Ollakseen tehokkaita tiimien on kuitenkin kokoonnuttava samaan maantieteelliseen paikkaan ajoittain. Kun näistä tapaamisista otetaan kaikki hyöty irti kohdennettujen haluttuja tiimien toimintamalleja mallintavien kokemuksellisten oppimispelien ja ryhmäyttämisaktiviteettien myötä, varmistetaan se, että virtuaalitiimit voivat olla tehokkaita tiimejä.
