Aivan liian usein työpaikan ulkopuolisten yritystapahtumien suunnittelijat ja osallistujat pitävät näitä aktiviteetteja vain yhtenä tiimikokouksena, jossa vain on bonuksena kunnollinen päivällinen tai golf-kierros. Kyseessä on kuitenkin erinomainen mahdollisuus rakentaa yrityksen kulttuuria irrottamalla tiimi päivittäisistä paineistaan, jotta he voivat pohtia organisaatiota laajemmin - kaukana tutusta toimistoympäristöstä. Monet työpaikan ulkopuoliset yritystapahtumat kuitenkin lässähtävät ja niillä ei ole pitkäkestoista vaikutusta. Miksi? Koska niiden onnistumiseen vaaditaan huomattavasti ajatustyötä ja suunnittelua - aikaa, jota monilla organisaatioilla ei ole. Työpaikan ulkopuolisen yritystapahtuman rakenne on aivan yhtä tärkeä kuin logistiikka, kuten esimerkiksi tapahtumapaikka, asialista ja matka, jotta voidaan varmistaa työntekijöiden sitoutuminen päivään ja vielä tärkeämpää, toisiinsa.
Miksi työntekijöiden sitoutuminen on tärkeää?
Ohjelma ja asialista ovat sekä tapa kiinnittää työntekijöidesi huomio että pitää heidät osallisena koko johtotason työpaikan ulkopuolisen yritystapahtuman. Päivälle asetettu suunnitelma ja tavoitteet ovat tärkeitä, sillä ne saavat aikaan tuloksia. Pohdi, mitä haluatte saavuttaa, millaista käytöstä haluatte kehittää, tai mitä dynamiikkaa pyritte muuttamaan, ja varmistakaa, että nämä määritellään hyvissä ajoin etukäteen. Kokemuksen pohjalta voimme sanoa, että vaikka monet valitsevatkin vapaammin etenevän päivän jonka aikana keskustellaan laajasti eri aiheista, ei tämä useimmiten johda tuottaviin keskusteluihin. Kehitelty asialista on paljon tehokkaampi, ja sitä täydentävät jokaiselle aktiviteetille asetetut tavoitteet sekä selkeät lopputulokset. Kaikkien osanottajien pitäisi helposti käsittää, miten keskustelu auttaa organisaatiota etenemään kohti perimmäisiä tavoitteitaan. Kun pyritään lisäämään työntekijöiden sitoutumista työpaikan ulkopuolisessa yritystapahtumassa, ylimmän johdon tuki ja osallistuminen voi olla ratkaisevassa asemassa. Koska tiimin ylempiarvoiset jäsenet ovat yrityksessä erittäin vaikutusvaltaisia, heitä voidaan käyttää motivoimaan muita osallistumaan ja antamaan työpaikan ulkopuoliselle toiminnalle vahvempaa tärkeydentuntua. Mikäli työntekijät ovat aktiivisesti mukana, on todennäköisempää, että se, mitä he saavat irti tapahtumasta, tulee heidän mukanaan myös takaisin työpaikalle.
Miten työntekijät saadaan sitoutumaan työpaikan ulkopuolella?
Vierailevien ohjaajien tai motivoivien puhujien palkkaaminen on mahtava tapa herättää keskustelua ja saada työpaikan ulkopuolinen yritystapahtuma erottumaan tavallisesta kokouksesta. Kannattaa kuitenkin varmistaa, että esiintyjä sopii hyvin tiimillesi eikä ole vain "tuotemerkki"-esiintyjä. Työpaikan ulkopuolisen yritystapahtuman laajemman tavoitteen läpikäynti puhujan kanssa mahdollistaa myös sen, että he voivat räätälöidä esityksensä sen mukaisesti ja ylittää odotuksenne. Jännittävämpien (tai epätavanomaisten) osioiden sisällyttäminen ohjelmaan on tärkeä seikka työpaikan ulkopuolisen tapahtuman onnistumisessa. Hauskoja ryhmäyttämisaktiviteettejä ei parane laiminlyödä, varsinkin jos on todennäköistä, että osallistujat joutuvat istumaan pitkissä kokouksissa. Herättelijät, interaktiiviset keskeytykset tai muuten uudet lisät ohjelmaan voivat auttaa pilkkomaan päivää osiin ja lisätä motivaatiota - nämä voivat olla kaikkea musiikillisista lämmittelytehtävistä kilpailuihin tai kokonaisiin turnauksiin. Suuremmissa organisaatioissa nämä ovat hyödyllisiä kun halutaan rohkaista kanssakäymistä niiden tiiminjäsenten kesken, jotka eivät yleensä kommunikoi. Ulkoisen järjestäjän, kuten Team Building Asian, ottaminen mukaan päivän suunnitteluun ja toteutukseen saattaa olla työpaikan ulkopuolisen yritystapahtuman kannalta arvokasta. He pystyvät arvioimaan ja tutkailemaan prosessia täysin ilman ennakkokäsityksiä tiimidynamiikasta. Ihanteellisessa tapauksessa he ovat osa suunnitteluprosessia, jotta he pystyvät perehtymään yritykseen ja sen tavoitteisiin varmistaakseen, että päivä tekee vaikutuksen. Jotta työpaikan ulkopuolella tehty kova työ ei menisi hukkaan, on tärkeää luoda selkeä suunnitelma seuraavista vaiheista ja palautteen antomahdollisuuksista kyseisen päivän jälkeen. Kootkaa kaikki muistiot ja toiminta yhdeksi asiakirjaksi, jota voi kierrättää kaikille osanottajille. Muistakaa myös arvioida yritystapahtumaa tarkastellen onnistumisia ja epäonnistumisia, sekä pohtia parannuskohteita seuraavaa kertaa varten.
Oleellinen anti
Ajankäyttö ja vaivannäkö mielenkiintoisen työpaikan ulkopuolisen tapahtuman suunnittelemiseksi ja kaikkien työntekijöiden ottaminen mukaan voi todella vaikuttaa päivän tulokseen valtavasti. Onnistuneella yritystapahtumalla voi olla huomattavasti laajempi vaikutus organisaation luoden uusia tapoja kommunikoida sekä muuttaen tiimidynamiikka kestävästi ja myönteisesti.
Stuart Harris on yksi Catalyst Hong Kongin & Chinan sekä Team Building Asian perustajista sekä toimitusjohtaja.
