Minkä tahansa tavoitteen saavuttamiseksi ryhmä tarvitsee strategian kyseisen tavoitteen saavuttamiseen, sekä suunnitelman miten tämä strategia toteutetaan - oli se sitten kuinka virallinen tahansa. Parhaitenkin punottu suunnitelma voi kuitenkin estää ryhmän onnistumisen, jos suunnitelman suhteen ei pystytä joustamaan muuttuvan ympäristön, odottamattomien tilanteiden ja ryhmänjäsenten erilaisten tarpeiden mukaan.
Peak Performance, Catalyst Globalin uusin innovatiivinen kokeellinen oppimistyökalu hyödyntää simuloitua retkikuntaa Mount Everestille opettaakseen ryhmille, miten tehdään suunnitelmia jotka ovat muokattavissa toimimaan tehokkaasti muuttuvissa tilanteissa.
Odottamattomaan varautuminen
Vaikka yritysympäristö ja vaellukset vuorilla saattavat vaikuttaa hyvin toisistaan kaukana olevilta maailmoilta, monet niistä tavoista joita ryhmien on käytettävä työskennelläkseen yhdessä ja onnistuakseen ovat molemmissa konteksteissa samoja.
Vuorikiipeilyssä monet suunnitelman osista ovat pysyviä, kun taas tietyt osat on pidettävä joustavina. Sääolosuhteet muuttuvat nopeasti. Asiakkaat, joiden kokemus ja kunto vaikuttavat mittavilta, saattavatkin epäonnistua korkeammissa olosuhteissa. Harjoittelemalla mittavia "entä jos" -skenaarioita kauan ennen vuorelle pääsyä kiipeilijäryhmät voivat valmistautua odottamattomaan.
“Menimme vuorelle mahtavan, elegantin suunnitelman kanssa,” sanoi David Finlay Breashears, amerikkalainen vuorikiipeilijä teoksessa Leadership: Leadership Lessons from Survivors, 2006.
“Hyvä suunnitelma tekee sinusta valppaan, ei jämähtäneen. Meidän suunnitelmamme antoi meille vaihtoehtoja ... tilaa kiemurrella.”
Kyky joustaa voidakseen hienosäätää projektia matkan varrella ja muokata sääntöjä ja vaatimuksia on välttämätöntä myös liike-elämässä. Jos ryhmät jumiutuvat yhteen suunnitelmaan liiaksi, tulee ryhmästä haavoittuvainen, jolloin se ei välttämättä kykene vastaamaan liikemaailmassa tapahtuviin muutoksiin tehokkaasti. Monien erilaisten skenaarioiden läpikäyminen ennakkoon antaa ryhmille mahdollisuuden sopeutua muuttuviin olosuhteisiin harjoitellulla ja harkitulla tavalla, havaiten esteet tai tarvittavat toimenpiteet, jotta ongelmanratkaisuprosessi yksinkertaistaistuu ja edistyksestä tulee näkyvää.
Tasapainoinen lähestymistapa suunnitteluun
Edistykseen tarvittavien askeleiden tunnistaminen on välttämätöntä niin liike-elämässä kuin kiipeilyssä. Mitattavien aikapohjaisten toimintojen ja virstanpylväiden hahmottelu on avainasemassa missä tahansa projektissa, mutta yksityiskohtiin jumiutuminen saattaa myös haitata tarvittavia toimenpiteitä odottamattomien ongelmien ilmetessä, verottaa ryhmähenkeä ja lopulta vaarantaa edistymisen kohti yhteistä maalia.
Everestille kiipeämiseen valmistauduttaessa suunnitteleminen ja harjoittelu kestää kuukausia, joskus vuosia: on valittava oikeat ihmiset joilla on vaadittavat tiedot ja taidot, kiipeilijöiden on valmistauduttava fyysisesti, taloussuunnittelu on tehtävä valmiiksi, vaadittavat välineet on etsittävä ja kuljetettava ja itse retken suunnitelmat ja matkaohjelmat on luotava kattavan tutkimuksen pohjalta. Lopulta vuorella oltaessa vaihtuvat sääolosuhteet, vammat, kadonneet tai hajonneet varusteet sekä monet muut haasteet voivat suistaa retken matkasuunnitelman raiteiltaan. Ryhmän on yhdessä vastattava näihin haasteisiin, kommunikoitava tehokkaasti, pysyttävä rauhallisina ja positiivisina sekä ratkottava ongelmia muuttaakseen alkuperäistä suunnitelmaa vastaamaan muuttuneita tekijöitä paremmin.
“Meidän oli kiivettävä vuoren aikataulun mukaan, ei omamme,” sanoi Breashears
Liike-elämässä muuttuvat olosuhteet harvoin asettavat ihmishenkiä vaaraan, mutta ne ovat silti aivan yhtä uhkaavia ryhmän lopullisen tavoitteen saavuttamiselle.
Peak Performance asettaa osallistujat hauskalla ja mukaansatempaisevalla tavalla tilanteeseen, joka vaatii ryhmiltä taidokasta suunnittelua ja kommunikointia vaatien samalla suunnitelmalta joustavuutta ottamalla huomioon koko joukon muutoksia tilanteeseen, jotka voisivat aiheuttaa mahdollisia esteitä suunnitelman toteutumiselle. Sen jälkeen osallistujat ovat tietoisia joustavan suunnittelun tärkeydestä menestyksen kannalta.
